البنية المؤسسية
العمليات والمنصات المؤسسية
كل منصة تضخّم ما ترثه من إجراءات.
تَعِد المنصات المؤسسية بعمليات متكاملة، وكثيرًا ما تنتهي إلى نسخ باهظة الكلفة من عادات قديمة. ونحن نساعد القادة على إعادة تصميم مسار العمل عبر المؤسسة، ثم اختيار المنصات التي تشغّله وتنفيذها وربطها، والحفاظ على أدائها بعد مغادرة فريق البرنامج.
الأنظمة الجوهرية مثقلة بإرث طويل.
تعمل المؤسسات الكبرى في الغالب على منصات اقتُنيت على مدى عقود: نظام لتخطيط موارد المؤسسة عُدّل حتى تغيرت ملامحه، وعدة نسخ من أنظمة إدارة علاقات العملاء، ومستودعات مستندات لا يثق بها أحد ثقة تامة، وعمليات تكامل بُنيت طلبًا تلو الآخر. وكان لكلٍّ منها راعٍ ودراسة جدوى في حينه. أما مجتمعةً فإنها تجعل كل تغيير بطيئًا وكل ترقية مجازفة، ولا يستطيع أحد أن يرى أي إجراء من بدايته إلى نهايته.
ويعيش القادة ذلك تثاقلًا في التشغيل. فالموافقات تنتظر في صناديق البريد، والموظفون يعيدون إدخال البيانات بين الأنظمة، والوفاء بالتزامات الخدمة يتوقف على حلول التفافية لا يعرفها إلا أفراد بعينهم. وتَعِد برامج المنصات الجديدة بالانفراج، غير أن كثيرًا منها يكرر النمط ذاته حين يؤتمت الإجراء نفسه الذي جاء لإصلاحه، ويعامل لحظة الإطلاق على أنها خط النهاية.
كيف نرتقي بأداء الأنظمة الجوهرية.
-
الإجراء قبل المنصة
نرصد مسار العمل كما يجري فعلًا، وأين يتعطل وأين يتكرر، ثم نعيد تصميم الإجراءات والضوابط حول نتائج الخدمة قبل اختيار أي تقنية.
-
مسارات عمل منظّمة بدل الحلول الالتفافية
نادرًا ما تتعثر مستويات الخدمة داخل النظام الأساسي، فهي تتعثر في سلاسل البريد الإلكتروني والملفات الورقية والمجلدات المشتركة. لذلك ننقل الأعمال عالية الحجم إلى مسارات عمل متتبَّعة، تُحفظ فيها كل وثيقة مرة واحدة وتتاح لكل من يحق له الاطلاع عليها، فيُعرف عن أي طلب أين بلغ وكم انتظر.
-
طبقة تكامل واحدة
كل ربط مباشر بين نظامين يحل مشكلة واحدة ويجعل التغيير التالي أصعب. لذلك نستبدل بهذه الروابط طبقة تكامل مشتركة، ونتيح البيانات عبر واجهات مُدارة، ونحدّث الأنظمة القديمة أو نوقفها وفق ترتيب يُبقي العمليات اليومية قائمة.
-
أنظمة تخطيط الموارد وإدارة علاقات العملاء بأقل قدر من التخصيص
نساعد على اختيار المنصة بحسب مدى ملاءمة إجراءاتها القياسية للعمل بعد إعادة تصميمه، ثم نقود تنفيذًا يغيّر عادات المؤسسة قبل أن يغيّر البرمجيات. ولا يُقبل أي طلب تخصيص إلا وله مالك من وحدات الأعمال ومسوّغ يثبت أن الإجراء القياسي لا يفي بالحاجة.
-
خدمات مُدارة تلتزم بالتحسين المستمر
مع الإطلاق تبدأ المنصة في استرداد كلفتها. ويمكننا تشغيل التطبيقات المؤسسية بعد الإطلاق، بمستويات خدمة مرتبطة بأداء الأعمال، وبقائمة تحسينات يُتفق عليها كل ربع سنة، فيما يتولى فريقك مزيدًا من العمل كلما ازدادت ثقته.
ما يتغير في التشغيل.
-
إجراءات مرئية من البداية إلى النهاية
يستطيع القادة تتبّع أي معاملة عبر الإدارات، ومعرفة موضعها، ومن يتولاها، وسبب انتظارها.
-
كل ترقية أيسر من سابقتها
تخرج الأنظمة والتراخيص الزائدة من الخدمة، وتُفسح الروابط المباشرة بين الأنظمة المجال لخدمات قابلة لإعادة الاستخدام، وتنخفض كلفة المنظومة عامًا بعد عام.
-
طاقة تعود إلى خطوط الخدمة الأمامية
تتولى الأتمتة المعاملات الروتينية، ويتفرغ الموظفون لما يتطلب التقدير، وللحالات الاستثنائية، ولخدمة المستفيدين.
-
قيمة تنمو بعد الإطلاق
لكل تطبيق جوهري مالك وخريطة طريق، فيواصل تحسّنه إلى ما بعد البرنامج الأصلي بزمن طويل.
04منظورنا
اعتمد الممارسة القياسية حيثما كانت كافية. ولا تلجأ إلى التخصيص إلا حيث يصنع لك تميّزًا.
يبدو التخصيص المكثف في بداية البرنامج إحكامًا للسيطرة، ثم يتحول إلى ضريبة تُدفع مع كل ترقية لاحقة. لذلك ندفع نحو الإجراءات القياسية في وظائف المساندة، ونركّز جهد التصميم على المجالات القليلة التي تتوقف فيها جودة الخدمة أو إدارة المخاطر أو الموقع التنافسي على العمل بطريقة مختلفة. والنتيجة منظومة أقل كلفة في تشغيلها وأسرع في تغيّرها.
لنعمل معًا
ضع بين أيدينا أصعب قرار على جدول أعمالك.
ابدأ بالنتيجة التي تريدها وما يحول دون بلوغها. وسيكون حديثك الأول مع من يملك من الخبرة والأقدمية ما يؤهله لصياغة الإجابة.