البيانات والتحليلات
المراسلات والسجلات، بحوكمة
Registry 360
كل خطاب ووثيقة وسجل، محكوم حتى الأرشفة.
Registry 360 هو حل GTech للمراسلات والسجلات. يدير مراسلات الجهة وسجلاتها دورة حياة محوكمة واحدة: كل معاملة تُقيَّد وتُحال ويُرد عليها في موعدها، وتُصنَّف، وتُحفظ للمدة التي تقتضيها الأنظمة بالضبط، ثم تُؤرشف أو تُتلف بموافقة وأدلة.
أبرز الملامح
- لا معاملة تضيع، ولا تأخير دون تصعيد
- جداول الاحتفاظ مطبّقة، لا مكتوبة فقط
- يعمل على Alfresco أو FileNet أو OpenText أو SharePoint
المراسلات تُتابَع، والسجلات لا تُحكم.
تصل الخطابات باليد وبالبريد الإلكتروني وعبر الأنظمة، وتحتفظ كل إدارة بسجلها الخاص. تفوت المهل دون أن ينتبه أحد، وتُكتب الردود من الصفر، ولا ترى القيادة كم تستغرق الجهة في الرد.
وفي الأثناء تبقى جداول الاحتفاظ في ملف السياسات، وتتراكم طلبات الإتلاف، ويعتمد الحجز النظامي على الذاكرة. المراسلات والسجلات دورة حياة واحدة، ويجب أن تُحكم كدورة واحدة، من أول قيد حتى الأرشفة.
دورة حياة واحدة، من أول قيد حتى الأرشفة.
-
المراسلات
الوارد والصادر والداخلي، يُقيَّد كل منها مرة واحدة برقم مرجعي، ويُحال بمهل وتذكير وتصعيد، ويُعتمد عبر سلاسل موافقات بالتوقيع الإلكتروني والقوالب والمتابعة من الجوال.
-
المساعدة بالذكاء الاصطناعي
ملخص لكل معاملة، وإحالة مقترحة، ومسودة رد، مع العثور تلقائيًا على المراسلات والملفات ذات الصلة. ويؤكد شخص كل خطوة.
-
حوكمة السجلات
جداول احتفاظ تُبنى من الأنظمة ومن مهام الجهة، وتصنيف آلي لنوع السجل وحساسيته، وسجل للسجلات يمنح كل سلسلة مالكًا.
-
أتمتة دورة الحياة
مواعيد المراجعة والحجز النظامي وموافقات الإتلاف ونقل الأرشيف على مسارات عمل، مع أدلة امتثال جاهزة للجهات الرقابية تُنتج أثناء العمل.
-
حلقة القيادة
تفتح المراسلات المتأخرة إجراءات لها ملاك في ECC 360 وTMO 360، وتنتقل بيانات الحساسية إلى Data Governance 360، والالتزامات إلى GRC 360.
جهة ترد في الموعد وتحفظ ما يجب حفظه.
-
لا شيء يضيع
لا معاملة تضيع أو يتأخر الرد عليها دون تصعيد، وأوقات الاستجابة أمام القيادة.
-
قواعد مطبّقة
تُطبَّق جداول الاحتفاظ في مسار العمل، لا تُكتب في السياسات فقط.
-
تراكمات تُعالج
تُعالج تراكمات الإتلاف بموافقة، ولا يفوت أي حجز نظامي.
-
جاهزية للتدقيق
تُنتج أدلة الامتثال أثناء العمل، وتتوفر عند الطلب.
يعمل على منصة المحتوى لديك.
يعمل Registry 360 على منصة المحتوى القائمة لديك: Alfresco أو FileNet أو OpenText أو SharePoint. وحين لا تملك الجهة منصة، يُقدَّم معه مستودع من أحد الشركاء. ويبقى المستودع نفسه وخدمات المسح والرقمنة والحفظ المادي للأرشيف لدى الشريك.
تدير وحدة الاتصالات الإدارية المراسلات، وتدير وحدة السجلات حوكمة السجلات، ويملك رؤساء الإدارات أوقات الاستجابة، وتشرف الحوكمة والتدقيق.
يُقيَّم ويُصمَّم معك، ثم يُبنى ويُشغَّل ويُنقل.
-
التقييم
رسم طريقة تدفق المراسلات وحفظ السجلات اليوم، ومواضع تفويت المهل وقواعد الاحتفاظ.
-
التصميم
الاتفاق على قواعد الإحالة وأوقات الاستجابة وجداول الاحتفاظ مع وحدتي الاتصالات الإدارية والسجلات.
-
التشغيل
تشغيل المراسلات والسجلات على Registry 360، على منصة المحتوى لديك، مع اعتماد أولى عمليات الإتلاف.
-
النقل
يرافق فريقك فريقنا، ثم يعمل معنا جنبًا إلى جنب، ثم يدير السجل بنفسه.
ثلاثة إصدارات على دورة حياة واحدة.
يحمل كل إصدار قواعد حفظ السجلات ومفردات المؤسسات التي يخدمها.
-
الحكومي
للوزارات والهيئات والجهات، وفق الأنظمة الوطنية للوثائق والمحفوظات.
-
الرعاية الصحية
للمستشفيات والمجموعات الصحية، مع الاحتفاظ بالسجلات السريرية ضمن الجداول.
-
الخدمات المالية
للبنوك وشركات التأمين، مع متطلبات حفظ السجلات النظامية ضمن الجداول.
احكم كل سجل من أول قيد حتى الأرشفة.
تراجع جلسة العمل طريقة التعامل مع المراسلات والسجلات في مؤسستك اليوم، وتعرض كيف سيديرها Registry 360.